DM発送での個人情報の取扱いとは？管理方法と注意点を解説

DMでは、氏名や住所などの個人情報を含む宛名データを扱います。

「宛名リストはどこに保存すればよい？」「発送会社へ顧客データを渡して大丈夫？」と不安を感じる担当者もいるでしょう。

個人情報は、漏えいを防ぐだけでなく、取得・利用・保管・委託・削除まで一連の流れで管理することが重要です。

この記事では、DM担当者が知っておきたい個人情報の基本と、宛名データを扱う際の注意点を解説します。

個人情報の取扱いとは？DM担当者が知っておきたい基本

DMでは、氏名や住所などが個人情報に該当する場合があります。

宛名リストを単なる「発送用データ」と考えず、顧客情報として適切に管理しましょう。

DMの宛名データで個人情報にあたるもの

DMでは、主に次のような情報を扱います。

特に、氏名と住所がセットになった宛名リストは慎重に扱う必要があります。

「個人情報」と「個人データ」の違い

個人情報と個人データは同じ意味ではありません。

一定のルールで検索できるデータベースなどを構成する個人情報は「個人データ」にあたり、安全管理などのルールが適用されます。

法人宛DMの担当者名にも注意する

会社名や会社所在地だけでなく、担当者個人の氏名を管理している場合は注意が必要です。

「株式会社〇〇 営業部 山田太郎様」のように個人を識別できる情報は、適切に取り扱いましょう。

DMで個人情報を取り扱う際の基本ルール

DM用データは、入手した情報だから自由に利用できるわけではありません。

利用目的と管理方法を確認したうえで使用することが重要です。

個人情報の利用目的を確認する

個人情報をDM発送に利用する場合は、自社が定めている利用目的の範囲に含まれているか確認しましょう。

必要以上の個人情報を扱わない

発送に必要なのが氏名・郵便番号・住所だけなら、不要な情報まで発送会社へ渡す必要はありません。

たとえば、

• 購入金額

• 生年月日

• 社内メモ

• 営業履歴

など、発送に不要な項目は除外できます。

必要な人が、必要な情報だけを扱うことが基本です。

DM停止の申し出にも対応する

顧客から「今後DMを送らないでほしい」と申し出があった場合に備え、社内で対応方法を決めておきましょう。

DM宛名データの管理方法｜発送工程別に解説

個人情報は、保管時だけでなく発送前後の各工程で管理する必要があります。

STEP1 宛名データを必要な担当者だけで管理する

共有フォルダへ保存する場合でも、業務上必要な担当者だけが閲覧できるようアクセス権限を設定しましょう。

異動や退職時には権限の見直しも必要です。

STEP2 作業用ファイルを増やしすぎない

「最新版」「発送用コピー」などファイルを複製すると、個人情報がどこに残っているかわかりにくくなります。

保存場所や削除時期を決めて管理しましょう。

STEP3 安全な方法で入稿する

発送を外注する場合は、発送会社が指定する安全なデータ受け渡し方法を利用します。

あわせて、

• 誰がデータを受け取るか

• 誰が閲覧できるか

• どこに保存されるか

• 作業後にどう処理されるか

も確認しましょう。

STEP4 テスト印刷や宛名ラベルも管理する

個人情報はデジタルデータだけではありません。

氏名・住所が印刷されたテスト用紙や印字ミスした封筒、余った宛名ラベルも適切に処理する必要があります。

STEP5 発送後の保存・削除ルールを決める

発送後も作業用データを無期限に保存する必要があるとは限りません。

「いつまで保存するか」「誰が削除するか」をあらかじめ決めておきましょう。

個人情報管理で押さえたい4つの安全管理

個人情報の安全管理では、システムだけでなく、人や社内ルールも重要です。

組織的な管理

誰が宛名データを管理し、問題発生時に誰へ報告するのかを明確にします。

人的な管理

個人情報を安易にメール送信しない、不要なデータを持ち出さないなど、実務上のルールを共有します。

物理的な管理

宛名が印刷された紙を放置しないなど、紙や端末の管理も必要です。

技術的な管理

ファイルやシステムへのアクセスを制限し、必要な担当者だけが閲覧できるようにします。

DM発送を外注すると個人情報の第三者提供になる？

DM発送会社へ宛名データを渡す場合、「第三者提供になるのでは？」と不安になる方もいるでしょう。

利用目的を達成するために必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合、一定の条件では法律上の第三者に該当しません。

ただし、外注すれば個人情報管理をすべて委託先任せにできるわけではありません。

委託先を適切に確認・監督する

個人データの取扱いを委託する際は、委託先が適切に管理しているか確認する必要があります。

発送会社を選ぶときは、価格や納期だけでなく、個人情報の管理体制も確認しましょう。

個人情報を扱うDM発送サービスの選び方

発送サービスは、宛名データをどう受け取り、管理し、発送後に処理するかまで確認することが大切です。

認証の有無だけで判断しない

個人情報や情報セキュリティに関する第三者認証は比較材料になります。

ただし、認証だけで判断せず、実際に自社の宛名データがどう管理されるかまで確認しましょう。

DMの個人情報取扱いで起こりやすいミス

個人情報のトラブルは、日常のちょっとした作業から発生することもあります。

宛名Excelを誰でも見られる場所に置く

共有フォルダでも、全社員が閲覧できる状態は避けましょう。

顧客データを複数のPCに残す

担当者ごとにデータを保存すると、削除や更新の管理が難しくなります。

テスト印刷をそのまま捨てる

氏名や住所が印刷された紙も、適切に廃棄する必要があります。

外注先を確認せずデータを渡す

発送会社だから安全と判断せず、データ受け渡し・保管・削除方法を事前に確認しましょう。

DM発送前の個人情報チェックリスト

外部へデータを渡す前には、発送に必要な項目だけになっているかを改めて確認しましょう。

まとめ｜DMの個人情報は発送前から発送後まで適切に管理しよう

DMでは、氏名や住所などの個人情報を含む宛名データを扱います。

そのため、

1. 利用目的を確認する

2. 必要な情報だけを扱う

3. 閲覧できる担当者を限定する

4. 安全な方法で委託先へ渡す

5. 印刷物も適切に管理する

6. 発送後の保存・削除ルールを決める

ことが重要です。

発送を外注する場合も、委託先へ任せきりにせず、宛名データの管理方法を確認してからサービスを選びましょう。

DMと個人情報の取扱いに関するよくある質問

氏名と住所が入ったDMリストは個人情報ですか？

氏名や住所などから特定の個人を識別できる場合は、個人情報に該当します。

DM発送会社に宛名データを渡してもよいですか？

発送業務に必要な範囲で委託することは可能ですが、利用目的や契約内容、委託先の管理体制を確認する必要があります。

DM発送を外注すると第三者提供になりますか？

利用目的達成に必要な範囲で行う個人データの取扱いの委託は、一定の場合、法律上の第三者には該当しません。

発送後の宛名データはすぐ削除する必要がありますか？

一律に発送直後の削除が必要とは限りません。利用目的や保存の必要性を踏まえ、保存期間と削除ルールを決めましょう。

個人情報を扱うDM会社は何を基準に選べばよいですか？

個人情報保護方針、データの受け渡し方法、アクセス・入退室管理、発送後のデータ処理などを確認すると比較しやすくなります。

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この記事を書いた人

ジャストDM担当 Y.T

DM発送の疑問を解消するコンテンツ制作担当。
データ入稿のコツから、特約ゆうメールを活用した発送プランまで、お客様の「知りたい」に寄り添って発信中。